Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
https://www.immoassur.lu/

Objectif et périmètre de la politique

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») vise à vous informer de la façon dont la société IMMOASSUR S.à r.l., établie et ayant son siège social au 6, Rue du X Septembre L-4320 Esch-sur-Alzette et immatriculée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés, Luxembourg sous le numéro B127033 (ci-après, la « Société » ou « nous ») recueille et traite vos données personnelles.
Nous déterminons les modes de collecte de vos données personnelles et les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont utilisées en tant que « responsable du traitement » aux fins découlant du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »).
Aux fins de la présente Politique de confidentialité, les termes « vous » et « votre » désignent conjointement ou séparément :

Les clients de la Société : propriétaires, (candidats-)acquéreurs, (candidats) locataires,
Les ayants-droits économiques, mandataires, coactionnaires et garant(s),
Les fournisseurs de service ou salariés d’un fournisseur de service,
Les candidats aux offres d’emploi et candidats spontanés,
Les visiteurs de notre site internet de nos réseaux sociaux,
Les administrateurs et les actionnaires de la Société.

Données à caractère personnel traitées

Les données à caractère personnel mentionnées dans la présente Politique de Confidentialité sont traitées à diverses fins par la Société.
Nous traitons toujours vos données à caractère personnel dans un but précis et nous ne traitons que les données qui sont pertinentes pour atteindre ce but. Nous collectons ces données le plus souvent directement auprès de vous ; cependant, nous pouvons parfois obtenir des données personnelles vous concernant auprès de tiers (par exemple, auprès du fournisseur de bien ou de service pour lequel vous travaillez en tant que salarié).
Nous avons structuré la suite de notre Politique de Confidentialité pour répondre aux besoins spécifiques de différentes catégories de personnes concernées par nos activités. Vous trouverez ci-dessous les sections dédiées à chaque groupe.

2.1 Si vous êtes un client/prospect de la Société (propriétaires, candidats-acquéreurs) ou un tiers concerné (ayant-droit économique, mandataire, garant)

Finalités du traitement	Exercice de l'activité d'agent immobilier (recherche d'immeubles à vendre ou à louer) Prospection de nouveaux propriétaires et d'acheteurs Diffusion d’offres de location et de vente de biens immobiliers Organisation de visites Mise en relation avec une agence immobilière en France, le cas échéant Obligations comptables et obligations imposées par lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme Mise en relation avec des assurances Comptabilité interne Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Consentement Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles Obligation légale Intérêts légitimes (activité commerciale et prospection, service à la clientèle, protection des biens, de la réputation et des droits de la Société)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données d’ordre économique et financier Données relatives à la vie personnelle/professionnelle Documents contractuels
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Clients (propriétaires, candidats-acquéreurs) Syndics de copropriété Administrations fiscales et communales Agence immobilière en France, le cas chéant Notaires, compagnies d’assurance Courtiers en crédits et en assurances Prestataires (fiduciaire, corps de métier, artisan) Bureaux d’expertise immobilière Luxembourg Business Register (Registre du Commerce et des Sociétés, Luxembourg) Cellule de Renseignement Financier, police, autorités Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Avocats
Type de collecte	Directe Indirecte (source : plateforme de recherche LBC/FT s’appuyant les bases de données NameScam, Thomson Reuters World-Check et Acuris Risk Intelligence)
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisations membres de l’EU-US Data Privacy Framework ayant également fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne)
Durée de conservation des données	Majoritairement les données sont supprimées 10 ans après la fin de la relation d’affaire (mandat, location, apporteur d’affaires), excepté : En cas d’entrée comptable en lien avec le service : 10 ans après la fin de l’exercice social Données recueillies dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme : 5 ans après la cessation de la relation contractuelle En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Oui
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Impossibilité de mettre en œuvre et d’exécuter la transaction immobilière ou le mandat de vente ou de location.
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

2.2 Si vous êtes locataire ou un candidat à la location

Finalités du traitement	Recherche et sélection des locataires Traitement des échanges et demandes des locataires Visite, état des lieux et, le cas échéant, contrats de location Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Exécution d’un contrat et de mesures précontractuelles Obligation légale Intérêts légitimes (gestion de la relation avec les locataires, protection des biens, de la réputation et des droits de la Société)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données d’ordre économique et financier Données relatives à la vie personnelle/professionnelle
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Propriétaires-bailleurs (sélection des locataires) Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Avocats
Type de collecte	Directe
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisations membres de l’EU-US Data Privacy Framework ayant également fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne).
Durée de conservation des données	Majoritairement les données sont supprimées à la fin de la relation contractuelle de location, excepté : Dossier de candidature à la location sans suite : dès le refus Données en lien avec la facturation : 10 ans à compter de la fin de l'exercice social de référence En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Oui
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Impossibilité de conclure et d’exécuter le contrat de bail.
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

2.3 Si vous êtes fournisseur de service ou salarié d’un fournisseur de service de la Société

Finalités du traitement	Sélection, gestion et administration des fournisseurs et prestataire de services Obligations comptables Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Exécution d’un contrat Obligation légale Intérêts légitimes (traitement des données de contact des salariés des fournisseurs, sélection des fournisseurs, protection des biens, de la réputation et des droits de la Société)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données d’ordre économique et financier Données relatives à la vie professionnelle
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Employeur Banques Fiduciaire Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Luxembourg Business Register (Registre du Commerce et des Sociétés, Luxembourg) Avocats
Type de collecte	Directe Indirecte (source : internet, fournisseur employeur)
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisation membre de l’EU-US Data Privacy Framework ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne).
Durée de conservation des données	Majoritairement les données sont supprimées 10 ans après la fin de la relation d’affaire, éventuellement 10 ans après la fin de l’exercice social en cas d’entrée comptable en lien avec le service. En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Oui
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Impossibilité de mettre en œuvre et d’exécuter le contrat de services.
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

2.4 Si vous êtes candidat à une offre d’emploi ou candidat spontané

Finalités du traitement	Gestion des candidatures Sélection et analyse des CV reçus Recrutement et sélection du personnel et des stagiaires Evaluation des compétences Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Mesures précontractuelles Obligation légale Intérêts légitimes (protection des biens, de la réputation et des droits de la Société)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données d’ordre économique et financier Données relatives à la vie professionnelle
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Avocats
Type de collecte	Directe Indirecte (source : ADEM)
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisations membres de l’EU-US Data Privacy Framework ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne).
Durée de conservation des données	10 ans après la fin de la relation contractuelle si un contrat de travail est conclu, excepté : Concernant le parcours professionnel, le CV et les prétentions salariales : fin du processus de recrutement. Si le recrutement reste sans suite : pas de stockage. En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Oui
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Impossibilité de mettre en œuvre le processus de recrutement.
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

2.5 Si vous êtes un associé ou un mandataire social

Finalités du traitement	Tenue des procès-verbaux Tenue des registres (associés et bénéficiaires effectifs) Prise de décision des gérants et associés (convocations, procurations, procès-verbaux) Ouverture de comptes bancaires Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Obligation légale Intérêts légitimes (protection des biens, de la réputation et des droits de la Sociétés)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données relatives à la vie professionnelle Données de connexion Données d’ordre économique et financier Matricule
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Luxembourg Business Registers (Registre du Commerce et des Sociétés, Luxembourg et Registre des Bénéficiaires Effectifs) Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Avocats Organe judiciaire, juridictionnel, arbitral ou ordinal
Type de collecte	Directe
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisations membres de l’EU-US Data Privacy Framework ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne).
Durée de conservation des données	Maximum 5 ans après la date de publication dans le journal officiel de la radiation de la Société. En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Oui
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Impossibilité de mettre en œuvre et d’exécuter le mandat.
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

2.6 Si vous êtes un visiteur/utilisateur de notre site internet ou de nos réseaux sociaux

Finalités du traitement	Renforcer notre visibilité et promouvoir nos services Formulaire de contact / moyen de contact électronique Mesure de l'audience du site internet (cookies) Mise à disposition d'un service de newsletter sur inscription Interaction avec les prospects via les réseaux sociaux Génération de leads via les réseaux sociaux Contentieux juridique Gestion des droits des tiers au regard du RGPD
Base légale du traitement	Consentement Obligation légale Intérêts légitimes (cookies nécessaires au fonctionnement du site internet, protection des biens, de la réputation et des droits de la Sociétés)
Catégorie(s) des données personnelles	Données d’identification et de contact Données d’ordre économique et financier Données de connexion et de localisation
Destinataire(s) des données personnelles	Usage interne Fournisseurs de solutions informatiques/télécommunication Réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) Avocats
Type de collecte	Directe
Transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale	Oui, vers les Etats-Unis (organisations membres de l’EU-US Data Privacy Framework ayant également fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne).
Durée de conservation des données	Aucun stockage, sauf si la relation entre la personne concernée et la Société est contractualisée, excepté : Données de connexion : 13 mois. Données de localisation : durée de la connexion. En cas de contentieux ou de risque de contentieux, les données pourront être gardées jusqu’à la prescription des actions civiles ou pénales (soit jusqu’à 30 ans en cas de contentieux civil). En cas de demande de la personne concernée, les données seront conservées jusqu’à 3 ans après la clôture de la demande.
L’exigence de fourniture des données conditionne-t-elle le contrat ?	Non
Quelles sont les conséquences en cas de la non-fourniture des données ?	Aucune
Prise de décision automatisée (incluant un profilage)	Non

Vos droits

Nous vous informons que vous avez le droit de nous demander l’accès à vos données personnelles, la rectification ou l’effacement de celles-ci, et/ou une limitation du traitement vous concernant. En outre vous avez le droit de vous opposer au traitement, et d’obtenir la mise en œuvre de votre droit à la portabilité des données.
Conformément à l’article 7 du Règlement Général sur la Protection des Données, en cas d’activité de traitement fondée sur votre consentement, vous avez également le droit de retirer ce dernier à tout moment. Le retrait n’affectera pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
Pour faire valoir vos droits, veuillez nous adresser votre demande à l’adresse info@immoassur.lu.
Il vous est aussi possible d’introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle luxembourgeoise, à savoir la Commission nationale pour la protection des données (https://cnpd.public.lu/fr.html).

Mise à jour de la politique

Nous révisons régulièrement cette Politique de Confidentialité et publions toute mise à jour sur notre site internet. La présente Politique de Confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 12/06/2024.

Données personnelles collectées :

Dans le cadre de l'utilisation du Site Internet, l'utilisateur est invité à remplir quatre types de formulaire :

Formulaire de demande de prise de contact concernant une annonce immobilière, présent sur la fiche de détail de l'annonce
Formulaire de demande de prise de contact général, présent dans la page Contact du Site Internet
Formulaire d'inscription à l'Alerte e-mail, présent dans le menu de navigation
Formulaire d'inscription à la Newsletter, présent dans le menu de navigation

Formulaire de prise de contact concernant une annonce immobilière

Dans le cas d'une demande par l'utilisateur de prise de contact pour une annonce immobilière, le Site Internet collecte le Nom, le Prénom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, et le message libre tapé par l'utilisateur. Le Site Internet collecte également la référence informatique de l'annonce immobilière.

Ces données sont transmises par moyen informatique sécurisé à la Société, afin de lui permettre de recontacter l'utilisateur, de le renseigner plus en détails sur l'annonce immobiliere, et de lui proposer éventuellement une visite de l'annonce immobilière.

Ces données sont stockées dans le logiciel de messagerie électronique de la société et dans la base de données du logiciel informatique de la Société, édité par le sous-traitant citée ci-dessus et hébergé chez le sous-sous-traitant citée ci-dessus. Ces deux sous-traitants sont listés dans la rubrique Sous-traitants. Les données sont hébergées en France.

La Société se réserve le droit d'envoyer des offres d'annonces immobilières similaires à celle pour laquelle l'Utilisateur a fait une demande de contact. Cependant, l'utilisateur dispose des droits de modification et de suppression de ces envois.

Pour faire valoir ses droits de modification et de suppression de ces envois, l'utilisateur doit envoyer un e-mail à la Société.

Formulaire de prise de contact général

Dans le cas d'une demande par l'utilisateur de prise de contact générale, le Site Internet collecte le Nom, le Prénom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, et le message libre saisi par l'utilisateur.

Ces données sont transmises par moyen informatique sécurisé à la Société, afin de lui permettre de recontacter l'utilisateur. Ces données sont stockées dans le logiciel de messagerie électronique de la Société.

Formulaire d'inscription à l'alerte e-mail

Dans le cas d'une demande par l'utilisateur d'inscription au service d'alerte e-mail, le Site Internet collecte l'adresse e-mail de l'utilisateur. Cette donnée est stockée dans la base de données du site Internet, hébergé chez le sous-sous traitant citée ci-dessus, dont les coordonnées sont détaillées dans la rubrique Sous-traitants.

L'utilisateur qui s'est inscrit à l'alerte e-mail reçoit de façon automatique des propositions d'annonces immobilières, en provenance de la Société. Dans chaque alerte e-mail envoyée, un lien de désinscription directe est disposé en fin du texte, permettant à l'utilisateur inscrit de procéder à son droit à l'oubli. En cliquant sur le lien de désinscription, l'adresse e-mail de l'utilisateur est définitivement supprimée de la base de données du Site Internet.

Formulaire d'inscription à la newsletter

Dans le cas d'une demande par l'utilisateur d'inscription au service de Newsletter, le Site Internet collecte l'adresse e-mail de l'utilisateur. Cette donnée est stockée dans la base de données du site Internet, hébergé chez le sous-sous traitant citée ci-dessus, dont les coordonnées sont détaillées dans la rubrique Sous-traitants.

L'utilisateur qui s'est inscrit à la Newsletter reçoit régulièrement des messages électroniques envoyés par la Société, concernant des informations relatif à la Société, à l'immobilier, et à tout sujet qui s'y rattache. Dans chaque newsletter envoyée, un lien de désinscription directe est disposé en fin de texte, permettant à l'utilisation inscrit de procéder à son droit à l'oubli. En cliquant sur le lien de désinscription, l'adresse e-mail de l'utilisateur est définitivement supprimée de la base de données du Site Internet.

Droit à l'oubli :
L'utilisateur, qui a rempli un des deux formulaire de contact, dispose d'un Droit à l'oubli, pour demander l'arrêt de l'envoi de propositions d'annonces immobilières correspondant à ses recherche. Pour cela, il doit envoyer un e-mail à la Société.

Droit à l'effacement :
L'utilisateur, qui a rempli un des deux formulaires de contact, dispose d'un Droit à l'effacement, pour demander la suppression pure et simple de ses données personnelles. A moins qu'il n'y ait un contrat en cours entre l'utilisateur et la Société (contrat de bail, mandat de vente, mandat de location, mandat de gestion, mandat de syndic de copropriété, offre d'achat, contrat de réservation, compromis de vente) ou qu'il y ait une facture qui ait été émise par la Société à l'utilisateur, suite à une prestation entre les deux parties, la Société procèdera à la suppression des données personnelles de l'utilisateur dans les meilleurs délai, suite à l'envoi de cette requête par e-mail ou depuis le formulaire de Contact général du Site Internet.

Portabilité des données :
Conformément au règlement européen UE 2016/679, l'utilisateur du Site Internet ayant fourni des données personnelles à travers l'utilisation d'un des deux formulaires de contact, est en droit de demander à la Société la portabilité de ses données personnelles.
Cette demande doit se faire par e-mail ou en remplissant le formulaire de contact général, présent sur la page Contact du Site Internet.

Stockage des données personnelles :
La société est le Responsable de Traitement des données personnelles. Les données personnelles collectées à travers l'utilisation des formulaires contact sont stockées chez les sous-traitants listés dans la rubrique Sous-traitants. Ces données sont stockées sur le territoire européen, et sont détruites à leur échéance légale.

Utilisation des cookies :
La navigation sur le Site Internet est susceptible de provoquer l'installation de cookie(s) sur l'ordinateur de l'utilisateur. Un cookie est un petit fichier texte, qui ne permet pas l'identification de l'utilisateur, mais enregistre des informations liées à la navigation d'un ordinateur sur Internet. Les données ainsi obtenues visent à faciliter la navigation ultérieure sur le Site Internet. L'utilisateur peut paramétrer son navigateur pour bloquer et/ou supprimer les cookies produits par le Site Internet. Cependant, il se peut que l'utilisation du Site Internet soit altérée par la désactivation des cookies.

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